Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Zaal last minute toch niet beschikbaar, wat nu?

Inhoudsopgave

    Je bent al maanden aan het plannen en ook je zaal lag al enige tijd vast. Plots krijg je het bericht dat ze niet langer beschikbaar is. Wat nu? Paniek! Misschien voor de eerste twee minuten. Daarna is het full focus op een oplossing en op een gerichte, professionele aanpak naar je bezoekers en leveranciers toe. Wees een beetje creatief en één ding is zeker: alles komt goed.

    Adem in, adem uit… en laat je gidsen door onderstaand proces.

    closedvenue.jpg

    Vraag om verduidelijking

    Wat is de reden? Alles lag vast, het contract was getekend. Misschien is er nog een manier om het op te lossen. Door naar meer duidelijkheid te vragen, kan je zelf een voorstel doen dat werkt voor beide partijen. Als er echt niets meer aan te veranderen is, leg je er dan bij neer. Vraag wel nog even je waarborg terug als je die betaald had.

    Let the search begin…

    Start je zoektocht naar een nieuwe zaal. Er zijn er sowieso een aantal die je eerder gemist hebt. Weet je niet waar te beginnen? Onze zaalzoeker helpt je op weg. Let er wel op dat je in de buurt zoekt van je vorige locatie. Op die manier hebben bezoekers geen reden om af te haken. Neem het niet te letterlijk, een buurgemeente is uiteraard ook een mogelijkheid. Had je zelf een tweede of een derde keuze? Contacteer de zaaluitbaters en vraag of er nog plek is.

    Newsflash!

    De mensen waarmee je samenwerkt, de leveranciers, de genodigden,… iedereen die er belang bij heeft om te weten dat de locatie wijzigt, breng je op de hoogte. Je blijft best discreet over de reden. Misschien hebben ze nog tips voor jou. Vanaf het moment dat de nieuwe locatie vastligt, informeer je opnieuw iedereen. Zij die nog aanpassingen moeten doen, hebben daar nu tijd voor.

    Nieuwe datum

    Krijg je het niet over je hart om het event op een andere locatie te laten doorgaan? Overweeg het om de datum te verplaatsen en zo toch de zaal te behouden. Weet dat dit makkelijker is voor een kleinschaliger event. Als je een nieuwe datum koos, licht dan iedereen in en wijzig het nodige op je promotiemateriaal. Goede communicatie is de rode draad doorheen dit proces.

    Tips

    1. Planidoo

      Planidoo groeit snel. Er zijn bijna 10.000 bezoekers per maand en al meer dan 3000 gebruikers in Vlaanderen en Brussel. Ontmoet hen hier!
      Planidoo'ers