Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Verminder no shows op je event: tips

Inhoudsopgave

    Je steekt veel werk in de organisatie van je event en hoopt op een groot aantal bezoekers. De voorspellingen zagen er goed uit maar op D-day blijkt het plots heel wat minder. Het event was toch uitverkocht? Wat kan je doen om onverwacht lege plaatsen zo veel mogelijk te vermijden?

    halfvollezaalCCOpublicdomeinpixabay.jpg

    Stuur nuttige info

    Hoe geraken ze daar met de auto, fiets of het openbaar vervoer? Welke parkeermogelijkheden zijn er? Welke metrolijnen of treinen brengen de bezoekers rechtstreeks naar je event? Zijn kinderen welkom? Hoe duidelijker, hoe minder uitzoekwerk voor hen en hoe toegankelijker. Spreek iedereen zo persoonlijk mogelijk aan, zo gaat hij of zij zich niet als een nummer voelen en dat werkt.

    Co-creëer

    Als je bezoekers het gevoel hebben dat ze het event mee vormgeven, is de kans nog groter dat ze erbij willen zijn. Gebruik sociale media om je doelgroep aan te spreken en vraag naar ideeën. Maak bijvoorbeeld een poll online voor het tijdstip van je event. Nogmaals, hoe groter het betrokkenheidsgevoel, hoe effectiever. Achteraf kan je een beter beeld scheppen van hun verwachtingen. De beste opties en haalbare voorstellen kan je uitwerken.

    Social sharing

    Sociale media voor, tijdens en na je event zijn over het algemeen een slimme keuze. Je zet je event in de picture, lokt meer bezoekers en zorgt voor voorproefjes, een totaalbeleving en een terugblik. Voor je event maak je de bezoekers warm en trek je nog wat mensen over de streep. Tijdens je event kan de content op sociale media je ‘real time beleving’ versterken en andersom. Na je event terugblikken en bedanken is fijn voor iedereen die erbij was. Het creëert daarnaast nieuwsgierigen voor de volgende editie. Meer lezen over sociale media? Kijk op onze hulppagina bij de categorie ‘promotie’.

    Blijf top of mind

    Af en toe een leuke reminder uitsturen is geen slecht idee. Zo blijft je event vers in ieders geheugen, en is de kans kleiner dat er per ongeluk iets anders in de plaats wordt gepland. Een luchtige manier is aftellen met foto’s. ‘One month to go’ of ‘Binnen 24h openen wij onze deuren’ of ‘Nog drie dagen! Sneak peek achter de schermen’, zijn enkele voorbeelden.  Zorg steeds voor een aantrekkelijke foto, post of video die de nieuwsgierigheid prikkelt. Een mail met nog wat laatste details en informatie kan ook helpen.

    Contact

    Deel je contactgegevens op een duidelijk zichtbare plaats. Inclusief een steeds bereikbaar gsm-nummer. Wanneer mensen met een vraag zitten die onbeantwoord blijft, kan dat doorslaggevend zijn om niet te komen. Het maakt het daarnaast gemakkelijker om iets te laten weten als ze er toch niet kunnen bij zijn. Dat hangt natuurlijk af van de omvang van je evenement.

    Old-fashioned brief

    Nu brieven sturen veel minder gebruikelijk is dan vroeger, heeft het weer iets charmant. Het valt mensen op wanneer ze iets speciaal voor hen in de brievenbus krijgen. Heb je er het budget voor? Stuur dan ongeveer een maand op voorhand een gepersonaliseerde voucher voor een drankje op het evenement bijvoorbeeld. Op die manier geef je jouw event de nodige aandacht en is het een extra reden voor de ontvanger om te gaan.

    Check-in mail

    Stuur drie dagen voor je event een check-in mail. Hou het zo simpel mogelijk. Kies bijvoorbeeld als onderwerp ‘Bevestig je aanwezigheid’. Geef ze in de e-mail zelf twee opties. ‘Aanwezig’ of ‘afwezig’. Zet de hoofdacts nog eens op een rijtje als teaser, dat wil toch niemand missen? Zo krijg je in ieder geval terug een overzicht van de personen die uiteindelijk effectief willen en hoogst waarschijnlijk zullen komen. Hiermee stuur je tegelijkertijd opnieuw een soort van reminder.

    Kom verrassend uit de hoek

    Als je het anders doet dan de rest, steek je er bovenuit. Logisch. Mensen willen niets liever dan een unieke ervaring beleven. Iets dat ze altijd al deden of gewoon zijn, spreekt veel minder tot de verbeelding. Je hoeft geen vuurspuwende draken of magische Harry Potter trucs te toveren. Een kleine, creatieve insteek werkt ook. Lees ons artikel ‘onderscheid je event’. Binnenkort verschijnt er een tweede artikel met meer tips om je event net dat tikkeltje aantrekkelijker te maken. Stay tuned!

    Tips

    1. Planidoo

      Wil je het risico niet lopen om een actie of interessante artikels te missen? Ontvang onze maandelijkse tips in je mailbox!
      Nieuwsbrief