Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Tips: time management voor organisatoren

Inhoudsopgave

    Tijd. Iets waar we als organisatoren met z’n allen meer van willen, ook al zijn we ons bewust van het feit dat het niet kan. Een dag zal nooit bestaan uit meer dan 24 uur. De enige remedie is bijgevolg kijken naar je tijdsbesteding. Door optimaal bij te sturen zodat je op je productiefst bent, heb je plots 'meer' tijd. Ik geef je vijf tips om je dag effectiever in te delen en niet steeds je multitasking skills te moeten bovenhalen.

    time management cco license public domain.jpeg

    Maak een dagschema

    Probeer goed in te schatten hoeveel tijd je per taak zal spenderen. Op die manier ‘dwing’ je jouw hersenen om te werken tegen een deadline, waardoor je gerichter handelt. De vooropgestelde tijd is om maar je bent niet klaar? Beslis of je een kwartiertje extra hebt en doe dat alleen als het gaat om prioriteiten. Iets dat kan wachten, schuif je op naar de volgende dag. Een troost: een planning blijft een richtlijn en is geen harde wetenschap. Op termijn zal je beter kunnen bepalen waarvoor je meer of minder tijd nodig hebt als organisator. Oefening baart kunst! Om de productiviteit onmiddellijk te verhogen, is het slim om zondagavond te plannen voor de aankomende week. Is dat niet mogelijk, doe het dan minstens telkens de avond ervoor. Bijvoorbeeld: maandagavond voor dinsdag, dinsdagavond voor woensdag, etc.

    Denk in blokken

    Organiseren is organiseren, werk is werk. Of je dat nu van thuis uit doet of op kantoor. Bepaal hoeveel uren je die dag wil werken en baken een begin- en einduur af. Op die manier vermijd je dat je om middernacht nog bezig bent. Maak het je omgeving duidelijk. Het is niet omdat je thuis fysiek aanwezig bent, dat je tijd hebt voor andere dingen. Hetzelfde is waar in de omgekeerde richting. Eens de klok bv. 18 uur slaat, mogen je man, vrouw, lief, kinderen, hond,… weer op de eerste plaats komen. Bepaal hoe lang je wil nemen voor lunch en of je tussendoor korte pauzes neemt. Als je van jezelf weet dat je concentratie het best is in de voormiddag, plan de moeilijkste dingen dan voor 12 uur.

    Taken van vijf minuten

    Maak een map met alle taken die in vijf minuutjes klaar zijn. Altijd als je tijd over hebt, hoef je maar te grabbelen om weer een klus af te vinken. Als je ze op een overzichtelijke manier apart bewaart, creëer je meer rust in je hoofd en houd je focus voor de huidige taak.

    Drie keer per dag e-mailen

    Yep, ‘maar’ drie keer. Het is voor velen een moeilijke opdracht, maar het werkt echt. Je kan beter ’s morgens, ’s middags en ’s avonds geconcentreerd je e-mails lezen en beantwoorden, dan elke keer als er eentje binnenkomt. Schakel die meldingen dus uit. Je creëert zo ook geen verkeerd verwachtingspatroon. Als je altijd meteen antwoordt, denken mensen dat je dat continu doet. Je zal beide dingen beter invullen: Je blijft gefocust op je geplande taak en je schrijft op het gepaste tijdstip een beter antwoord op de e-mail, omdat je er tijd voor incalculeert.

    Laat tijd open

    Als organisator van evenementen krijg je vaak op het laatste nippertje een verzoek. Plots last-minute een dringende aanvraag van een belangrijke klant? Er duikt een vervelend probleem op in verband met de aanvraag bij de gemeente? De kans is klein dat je dat wil negeren omdat het niet past in je schema. Laat dus altijd 20% van je dag open voor onverwachte dingen.

    Tips

    1. Planidoo

      Registreer je op Planidoo, hét online platform voor de organisatie van (vrijetijds) activiteiten met familie, vrienden, buren en/of vereniging en je moet nooit meer zoeken naar informatie.
      Registreer