Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Sponsors overtuigen - De drie hoofdzonden

Inhoudsopgave

    Headerfoto Sponsors overtuigen copy.png

    Sponsors overtuigen is een kunst. Het is veel meer dan even langsgaan, met een contractje zwaaien en voilà. Je moet als organisator iets te vertellen hebben over je evenement, de sponsor duidelijk kunnen uitleggen welke voordelen de sponsordeal heeft en op voorhand goed nagedacht hebben over wat het contract precies inhoudt.

    De financiering van evenementen is meestal afhankelijk van sponsoring. Het is dus uiterst belangrijk om je sponsors te soigneren. Hier lees je alvast wat je absoluut niet moet doen. De drie hoofdzonden bij het sluiten van sponsordeals:

    Egocentrisme: niet denken vanuit het standpunt van de sponsor

    Een sponsoring moet voor beide partijen interessant zijn. Jij wil natuurlijk financiële, logistieke of een andere vorm van ondersteuning krijgen voor je evenement. Maar een sponsor geeft je niet zomaar een berg geld. De centrale vraag in sponsordeals sluiten is dus wat jij voor de sponsor kan betekenen.

    Het begint al bij de keuze van de sponsors die je wil contacteren. Door vanuit het standpunt van de sponsor te denken, kan je hier al onzinnig werk vermijden. Als bedrijven qua imago, promotiemogelijkheden, type klanten, enz. al helemaal niet passen bij wat jouw evenement te bieden heeft, dan contacteer je ze beter niet. Bespaar jezelf de tijd en energie om hen te overtuigen, want het wordt een lastige opdracht.

    Bekijk de mogelijkheden van je evenement door de ogen van de sponsor. Biedt het voor de sponsor de kans om zijn naamsbekendheid te vergroten bij het juiste publiek? Kan hij een nieuw publiek laten kennis maken met zijn producten? Is het de uitgelezen kans om zijn imago op te krikken? Detecteer vooraf de noden van de bedrijven die je als sponsor zou willen. Dit geeft je een serieuze voorsprong tijdens de gesprekken. Leg hen duidelijk uit waarom jouw evenement beter bij hen past dan dat van de volgende organisator die ondersteuning komt vragen.

    Luiheid: niet op maat van de sponsor werken

    Eigenlijk moet je dit denken vanuit de sponsor doortrekken bij het opmaken van de sponsordeal. Een vaak voorkomende fout is dat je aan alle sponsors van je evenement hetzelfde voorstel biedt. Soms kan een standaardovereenkomst voldoende zijn om een sponsor te overtuigen. Maar voor sommige sponsors wordt het pas interessant als er op maat van zijn noden een voorstel wordt uitgewerkt.

    Vraag dus wat hij wil bereiken met de sponsoring en bekijk samen hoe je dat concreet kan maken. Wat kan je op het evenement doen moet zijn producten bijvoorbeeld? Hoe kan je het logo van een bedrijf op een opvallende manier in de kijker zetten? Hoe kan je via sociale media over je sponsors praten?

    Natuurlijk is het een pak gemakkelijker om 10 dezelfde sponsorcontracten op te stellen. Maatwerk vergt veel meer van jou als organisator, maar het loont zeker en vast de moeite. Een sponsor zal bovendien sneller warm lopen voor je evenement als hij zich niet één van de vele sponsors in het rijtje voelt. Zet je sponsor dus op een schavotje: leg aan je publiek uit waarom je een deal met dit bedrijf gesloten hebt, waarom jij achter hen staat en zij achter jou.

    Hebzucht: geen communicatie nadat het geld binnen is

    Eénmaal de centen binnen zijn, is de zaak voor vele organisatoren afgehandeld. Nochtans is dit één van de grootste fouten die je kan maken bij het omgaan met sponsors. Zelfs bij een kleine sponsor is het van groot belang dat je de communicatiekanalen ophoudt. 

    Stuur sponsors altijd updates over de voorbereidingen en het verloop van het evenement en de communicatie die je over hen de wereld in stuurt. Laat hen weten hoeveel volk er op je evenement aanwezig was en hoe alles verlopen is. Vraag feedback over de samenwerking en zorg ook dat je hen achteraf uitvoerig bedankt voor hun medewerking.

    Sponsors bedanken copy.png

    Alleen op die manier zorg je ervoor dat je op een goed blaadje staat bij je sponsors. Dat helpt niet alleen voor goede mond-tot-mondreclame over je evenement, maar zo denk je ook op lange termijn. Bij het volgende evenement dat je organiseert zal je zonder problemen opnieuw mogen aankloppen bij dezelfde bedrijven. Hen nogmaals overtuigen zal veel minder moeite kosten. De investering van al je tijd en energie levert dan echt op. Een tevreden sponsor is dus echt geld waard.

    Kortom: leef je in, brainstorm, communiceer en alles komt goed. Heb je geen flauw idee wat er in een sponsorcontract moet staan? Ook geen probleem. Op Planidoo vind je namelijk een voorbeeld van een sponsordossier. Zo kan je meteen aan de slag om jouw sponsors in de watten te leggen.

    Tips