Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Last minute to-dolijst

Inhoudsopgave

    Vier dingen die je absoluut niet mag vergeten tijdens de laatste weken voor je evenement

    Een sprintje trekken op het eind. Dat is het geheim van een vijf-sterren-evenement. In de laatste weken en dagen bekommer je je om de 3 V’s: Hoe krijg je dat twijfelende volk nog over te streep om af te zakken op D-day? Hoe zorg je ervoor dat tijdens die dag alles vlot en veilig verloopt? Vier last minute to do’s die je evenement crème de la crème maken:

    Wees sociaal

    Een groot deel van je publiek zal nu pas beslissen of het naar je evenement komt of niet. Now’s the time om dus volop aanwezig te zijn op sociale media. Tweet en post à volonté.

    Geen inspiratie?

    Check je website

    Je website is the place to be nu het evenement dichterbij komt. Iedereen surft hiernaartoe om te checken wat het adres van de zaal is, hoe laat het begint en wat er nu precies op het programma staat.

    Controleer nog één keer grondig of alles er correct op staat. Most importantly:

    Deze 5 dingen moeten direct zichtbaar zijn voor je bezoeker. Alle andere praktische info en extra weetjes komen op de tweede plaats. Kortom, je website moet in één oogopslag de voornaamste zaken duidelijk maken aan je publiek.

    TIP - Heb je nog geen website? In je projectomgeving maak je in een handomdraai een minisite aan voor je evenement!

    Laatste update voor je medewerkers

    Afspraken zijn gemaakt, regelingen getroffen en taken verdeeld. Maar bewaart iedereen wel het overzicht op het wie wat wanneer? Hou het hoofd van je medewerkers koel en stuur iedereen een definitief werkschema. Zeg duidelijk wat er precies van hen verwacht wordt op welk moment en op welke plaats. Vergeten is menselijk, dus laat niets aan het toeval over.

    Extra fail-safe: voorzie enkele medewerkers als reserve. Er blijft altijd wel iemand in de file steken bijvoorbeeld. In noodgevallen kunnen de reservemensen inspringen.

    Last but not least: safety first

    Vlak voor D-day heeft niemand zin om aan worst case scenario’s te denken. Maar doe toch maar even aan doemdenkerij. Wat als er kortsluiting is? Wat als er gevochten wordt? Wat als er iemand flauwvalt? Zelfs: wat als het plafond het begeeft, wat als er brand uitbreekt of wat als de tent wegwaait?

    Doe een ultieme check van de veiligheid van je evenement. Breng alle medewerkers op de hoogte van de veiligheidsvoorschriften. Waar vinden ze brandblussers, verbanddozen of veiligheidshesjes? Is het evacuatieplan voor iedereen duidelijk? Zorg er ook voor dat elke medewerker de belangrijkste contactpersonen en noodnummers heeft. Zo laat je de wet van Murphy geen kans om toe te slaan.

    Tips

    1. Planidoo

      Wil je het risico niet lopen om een actie of interessante artikels te missen? Ontvang onze maandelijkse tips in je mailbox!
      Nieuwsbrief