Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Hoe cancel je jouw evenement?

Inhoudsopgave

    Het laatste wat je wilt komt jammer genoeg uit… Je moet je event annuleren. Je stak veel energie in de organisatie en dit is pijnlijk. Om geen gezichtsverlies te lijden en er zonder kleerscheuren vanaf te komen, geef ik je tips om deze situatie zo goed mogelijk aan te pakken. Het overkomt de besten, dus laat je hoofd niet hangen!

    cancelccopublic.jpg

    Verwittig je collega’s

    Zij die mee hebben gewerkt aan het project verdienen om dit uit eerste hand te vernemen. Het is verstandig om te beginnen met een e-mail naar alle medewerkers. Organiseer je iets kleinschaligs, bel dan daarna liefst iedereen persoonlijk op. Leg de situatie zo goed mogelijk uit zodat niemand achterblijft met (te veel) vragen of onduidelijkheden. Is het onmogelijk om iedereen persoonlijk te contacteren? Stuur alvast een duidelijke e-mail met voldoende informatie en met daarin een uitnodiging voor een meeting met het hele team.

    Externe communicatie

    Nadat iedereen intern op de hoogte is, contacteer je alle partners. Denk aan de drankleverancier, de zaaluitbater, het bedrijf van wie je het materiaal zou huren, de catering, etc. Neem je contactenlijst erbij om niemand te vergeten. Met wat geluk gaan ze flexibel om met de situatie, anders bespreek je wat je hen nog verschuldigd bent. Geef duidelijk aan of het evenement op een later moment doorgaat of helemaal niet. Bied zeker je excuses aan voor het ongemak!

    Publiciteit

    Zijn er affiches opgehangen en brochures uitgedeeld? Maakte je reclame via social media? Als je medewerkers en partners op de hoogte zijn, is het hoog tijd dat ook de gasten het nieuws horen. Haal de affiches weg en gebruik de kracht van Facebook, Instagram, Snapchat,... om de boodschap te verspreiden. Vermeld het nodige op je eigen website en haal de optie om tickets te bestellen weg. Bijna instant denkt iedereen waarschijnlijk aan een terugbetaling. Als genodigden al een ticket kochten in voorverkoop, garandeer dan een terugstorting. Is het goede nieuws dat er een nieuwe datum komt? Let them know! 

    Checklist

    Als je duidelijk communiceert naar iedereen die daar baat bij heeft én met gegronde redenen, kan het niet mislopen. Succes!

    Tips

    1. Planidoo

      Wil je het risico niet lopen om een actie of interessante artikels te missen? Ontvang onze maandelijkse tips in je mailbox!
      Nieuwsbrief