Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Fouten die elke organisator moet vermijden

Inhoudsopgave

    Iedereen maakt fouten. Maar, goed nieuws! Als je de valkuilen kent, trap je er minder gemakkelijk in. Daarom licht ik de meest voorkomende blunders voor organisatoren uit. Je zal er ongetwijfeld een aantal herkennen en in de toekomst ook weten te vermijden. Graag gedaan ;-).

    opgeletCCOPublicdomain.png

    Te weinig tijd voor opbouw

    Ervaring brengt raad, maar over het algemeen reken je beter iets te veel tijd uit voor de opbouw van je event. Niets zo vreemd als ergens aankomen waar de helft nog niet in orde is. Neem als doel om alles klaar te hebben minstens een kwartier voor openingstijd.

    Slecht communiceren

    Zowel met je teamleden als met de verantwoordelijke, de leveranciers en de klanten: een goede communicatie moet de rode draad zijn gedurende het hele evenement. Vanaf de voorbereiding en planning tot aan de afbraak en de eindevaluatie zijn helderheid, duidelijkheid en eerlijkheid de sleutels. Stel directe vragen en geef correcte antwoorden, houd je aan je beloftes en beloof ook niets wat je niet kan waarmaken. Je doet er alleen jezelf de das mee om.

    Contacten niet onderhouden

    Hou de contactinformatie van iedereen die je ontmoet goed bij op een toegankelijke plaats. Sta klaar voor hen als ze jouw hulp kunnen gebruiken, en weet dat je in de toekomst waarschijnlijk ook op hen kan rekenen. Je hoeft ze niet elke dag te bellen of met kerst een kaart te sturen, maar doe je best om interesse te blijven tonen. Dat is nu eenmaal hoe het werkt.

    Geen plan B bedenken

    Zeker als organisator moet je altijd denken aan een noodoplossing of een tweede mogelijkheid. Hoe hard je ook wil vermijden dat je dat plan B effectief moet inroepen. Je mag niet doen alsof de kans niet bestaat dat het zal regenen en zo het risico lopen dat je evenement letterlijk en figuurlijk in het water valt. "Wat doen we als…" Denk er samen met je team over na. Je zal jezelf dankbaar zijn, het oogt professioneler én het zorgt voor minder stress.

    Te moeilijke uitdaging toch aannemen

    Als je nog niet veel ervaring hebt in het organiseren van een evenement, is het moeilijk om niet overal ‘ja’ tegen te zeggen. Dat zou je willen doen, maar sommige dingen zijn soms ‘out of your league’. Veel beter is oefenen door met kleinschalige events kwaliteit te leveren, dan te veel hooi op je vork nemen en een event te organiseren dat zeer hoog gegrepen is. Met wat meer ervaring kan je ook daar later laten zien dat je hoogstaand werk levert.

    Te weinig rekening houden

    Je bezoekers zijn echt van groot belang. Allemaal heel logisch, tot puntje bij paaltje komt en jij het verschil kan maken. Want waar ze op het ene evenement geen rekening houden met vegetariërs, doe jij dat wel. Terwijl ze ergens anders geen houten rampen plaatsen voor rolstoelgebruikers, plaats jij er wel. Het zou een evidentie moeten zijn, want dankzij je bezoekers vindt je evenement plaats. Nochtans gebeurt het dikwijls te weinig. Jij weet beter!

    Handen te kort

    Zorg voor genoeg personeel. Een slechte inschatting op dit vlak bemoeilijkt de zaken enorm. Vraag raad bij andere organisatoren of kijk naar plannen van de vorige edities. Medewerkers zijn effectief een grote hap uit het budget, maar je kan niet zonder. Bekijk eens of je vrijwilligers kan inschakelen. Samen sta je sterk!

     

    Tips

    1. Planidoo

      Wil je het risico niet lopen om een actie of interessante artikels te missen? Ontvang onze maandelijkse tips in je mailbox!
      Nieuwsbrief