Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Een subsidiedossier opstellen, hoe doe je dat?

Inhoudsopgave

    Event outdoor


    Vlaanderen bruist van de ideeën om mensen samen te brengen op een boeiende activiteit. Maar koken kost geld en daarom kan je vaak beroep doen op extra middelen van gemeente, stad, boven gemeentelijke samenwerkingsverbanden, provincie, Vlaanderen, de federale overheid, Europa, stichtingen, organisaties of fondsen. Ook individuen en lokale groepen kunnen gebruik van deze subsidies. Om te weten welke subsidies er zijn, kan je je licht opsteken bij de cultuurbeleidscoördinator of de dienst cultuur van je gemeente.

    Een subsidiedossier opstellen, vraagt heel wat werk en we hopen dat onze tips je daarbij kunnen helpen. Het is spijtig genoeg geen garantie voor succes. Je vlotte pen, mooie vormgeving en vooral de inhoud van je project zullen bepalen of je een of meerdere subsidies binnenhaalt of niet. 

    Hamvraag: Kom je er voor in aanmerking?

    Check eerst of je in aanmerking kan komen voor de subsidie. Als de aanvraag moet uitgaan van een vzw, heeft het geen enkele zin om als individu of feitelijke vereniging in te dienen. Controleer of je project voldoet aan de basisvoorwaarden. Als een project minimum drie partners moet hebben, volstaat een samenwerking tussen twee partners niet. Als een project moet plaats vinden tussen 1 januari en 30 juni moet je geen project indienen dat plaatsvindt op 15 augustus. Kijk de reglementen en/of wetteksten grondig na. Je kan ook altijd de sympathieke dossierbehandelaar bellen om persoonlijk advies te vragen maar ga daarbij niet opdringerig te werk.

    Begin op tijd

    Een subsidiedossier schrijven kost tijd. Begin er dus ruim op tijd aan om. Laat je dossier zeker ook nalezen door een medeorganisator of een buitenstaander. Zij merken fouten en onvolledigheden beter op. Wie er al te veel over weet, zal sommige zaken als evident beschouwen terwijl dat voor een neutrale lezer niet zo is. Vermijd ook dat je tekst voor interpretatie vatbaar is. Schrijf in duidelijke bewoordingen.

    De deadline

    De deadline is de datum waarop een dossier moet zijn ingediend. Hoe goed je project ook is, als je te laat indient, ben je er aan voor de moeite want bij een strikte indiendatum zal je aanvraag onontvankelijk worden verklaard. Zelfs bij een soepele indiendatum doe je er best aan om vóór de afsluitdatum in te dienen om irritatie bij de beoordelaar te vermijden. Gebeurt er iets waardoor je echt niet tijdig kan indienen, neem dan contact op met de dossierbehandelaar om een uitzondering te vragen of om samen na te denken over een oplossing. Mogelijke oplossingen kunnen zijn dat je een gedeeltelijk onafgewerkt dossier instuurt, dat je per e-mail het dossier stuurt,… Bezorg je aanvraagdossier zeker in het gevraagd aantal exemplaren.

    Wees niet té creatief

    Vaak wordt gevraagd om een standaard invulformulier te gebruiken. Gebruik dit formulier dan en ga niet zelf een nieuw formulier bedenken. Deze formulieren zijn er om het jou en de beoordelaar gemakkelijk te maken. Wanneer er geen verplicht formulier is, neem je het reglement of de wetgeving als leidraad en let je op de volgende elementen:

    Het inhoudelijk aanvraagdossier bevat minimum:

    Verkoop jezelf

    Standaard formulieren hebben het nadeel dat je vaak niet veel ruimte hebt om jezelf en je organisatie te promoten. Gebruik dan de inleiding of een begeleidende brief om je organisatie of project te promoten. Eigen lof stinkt. Probeer dus om objectieve bronnen te vermelden. Geef ook duidelijk aan wie de contactpersoon is en op welke manier die best te bereiken is i.v.m. het dossier.

    Motiveer!

    Elke subsidie moet je “verdienen”. Motiveer dus waarom jij de subsidie voor dit project verdient. Kader het project in de dagelijkse werking van je organisatie. Geef aan welke langetermijneffecten er zijn. Het is niet omdat je vorig jaar in aanmerking kwam dat je dit jaar automatisch opnieuw in aanmerking komt. Er zijn meestal meer gegadigden! Motiveer bij een herhaalde aanvraag zeker waar de meerwaarde van het project dit jaar ligt door de groei in kwaliteit (verdieping, extra’s, doelgroep,…) of hoeveelheid (meer deelnemers) te benadrukken. De subsidie gever wil ook weten wat hij/zij er voor terugkrijgt. Deze “Return On Investment” kan een ruimere uitstraling of bijdrage tot realisatie van hun doelstellingen zijn. Kijk zeker de beleidsnota en beleidsplan van de stad of gemeente na waarin je evenement plaatsvindt en waar je de subsidie aanvraag doet om die doelstellingen te kennen.

    KISS

    Keep It Simple Stupid. Hou het eenvoudig en gebruik indien mogelijk beelden. Kort en krachtig is zeker even waardevol als lang uitgesponnen teksten met veel herhalingen, vage formulieren en veel blablabla. Zet je in de plaats van de lezer van je dossier die 10-tallen aanvragen tegelijk te verwerken krijgt. Lees jij graag een krant of tijdschrift zonder foto’s? Blijf to the point en concreet. Verduidelijkingen, details, achtergrondmateriaal, cijfers, enz geef je mee als bijlage of je verwijst ernaar op je website.

    Kwaliteit primeert

    Een degelijk project vertrekt vanuit duidelijke doelstellingen en meetbare resultaten. Een ervaren organisator kan een realistische inschatting maken van deelnemers, publieksopkomst, media-aandacht enz. Naast de cijfertjes zijn ook de processen van belang. Hoe komt het tot stand? Wat wil je eruit leren? Waar wil je experimenteren? Wie wil je beter leren kennen? Overtuig de beoordelaar van je ‘professionele’ aanpak. Schrijf de timing uit (inclusief voorbereiding en evaluatie), stel een communicatieplan op, maak een persbericht en zeg hoe je ze gaat benaderen, stel een sponsor/partner dossier op. Je moet een buitenstaander overtuigen van de feasability (haalbaarheid), local support (draagvlak) en impact van je project.

    De begroting

    In een transparante begroting is meteen duidelijk hoeveel het nodige subsidiebedrag is. Weet je niet hoe een begroting op te stellen, lees dan zeker ook dit artikel. Zorg er voor dat je eigen financiële inbreng in verhouding is tot het gevraagde subsidiebedrag. Leg niet alle verantwoordelijkheid in handen van één externe subsidiegever. Dit wekt argwaan en antipathie op.
    Duid het bedrag duidelijk aan en geef aan hoe je tot dit resultaat komt. Overschrijd het maximumbedrag uit het reglement niet. Geef ook aan welke andere inspanningen je nog doet om geld te verzamelen. Dit wijst er op dat het je ernst is. Geef eventueel aan hoe de organisatie zal moeten reageren bij niet toekenning van de subsidie. Dit kan bv het optrekken van de ledenbijdrage zijn, extra fundraising actie, het project niet laten doorgaan, uitwijken naar een andere gemeente of locatie,...

    Financiële gegevens

    Maak het eenvoudig voor de administratie en vermeld meteen je rekeningnummer en naam in de aanvraag zonder er te nadrukkelijk op te wijzen. Indien je in aanmerking komt voor de subsidie, is het handig dat de uitbetaler niet zelf moet infomeren naar je rekeningnummer en rekeninghouder.

    Wees volledig

    Beantwoord alle vragen. Ook die waarvoor je links of rechts nog navraag moet doen. Controleer of je alle gevraagde bijlagen en documentatie er bij hebt gestoken. Onderteken en dateer je aanvraagdossier.

    De vorm

    Meestal worden subsidiedossiers door meerdere personen bekeken. Als er geen extra exemplaren gevraagd zijn, ga er dan vanuit dat er een kopie zal gemaakt worden van het origineel. Geef dan de voorkeur aan losse bladen met inhoudsopgave en genummerde pagina’s. Dit vergemakkelijkt het kopieerwerk. Hou het aangenaam voor de beoordelaar. Kies voor een duidelijk lettertype, een luchtige bladspiegel én relevante illustraties of foto’s. Laat het totaal aantal pagina’s niet uit de hand lopen.

    Het indienen zelf

    Voorkom dat je subsidie aanvraag niet tijdig aankomt of zelfs verloren gaat. Schrijf op de omslag indien mogelijk de naam van de contactpersoon, de dienst en het adres. Stuur een mailtje naar de contactpersoon dat je een dossier hebt ingediend en vraag eventueel om te bevestigen wanneer het dossier ontvangen is is.

    Nadien

    Een subsidie is meestal niet vrijblijvend. Binnen een bepaalde termijn na afloop van het project moet je een inhoudelijk verslag met afrekening indienen ter controle van een juiste aanwending van de subsidie(s). Waar je op moet letten bij het indienen van je verslag, lees je hier

    Heb jij nog goede tips voor het opstellen van een subsidiedossier? Deel ze dan hieronder met de andere Planidoo'ers!

    Tips