Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Checklist - Een zaal kiezen

Inhoudsopgave

    Headerfoto Checklist Een zaal kiezen

    Waarop moet je allemaal letten bij de keuze van je zaal?

    Weet jij hoeveel toiletten genoeg toiletten zijn of waar je kan vinden hoeveel volk je in de zaal mag proppen? Er zijn heel wat dingen die je beter eens bekijkt of navraagt bij de uitbaters van de zalen die je overweegt. 

    Een goeie locatie moet je evenement niet alleen de juiste vibe geven, maar ook goede voorwaarden en infrastructuur bieden. De invloed hiervan op de opkomst en het budget van je evenement zijn niet te onderschatten.

    Weet dus waaraan je begint en maak een pro/con-lijst die rekening houdt met zoveel mogelijk factoren. En zeker deze 9:

    Checklist Zaal kiezen

    Ligging

    Een belangrijke factor is natuurlijk de ligging van de zaal.

    Capaciteit

    Ga na of de locatie geschikt is voor jouw evenement.

    Dit staat onder meer beschreven in de milieuvergunning van de zaal. Beschikt je zaal niet over een milieuvergunning (Vlarem), check dan de richtlijnen van de brandweer en de veiligheidsvoorschriften.

    Contract en prijs

    Of de eigenaar van de zaal nu de gemeente of een privépersoon is, sowieso moet je een contract afsluiten. Daarin wordt uitgelegd wat de prijs is en wat de voorwaarden zijn voor het gebruik van de zaal. 

    Contract

    De voorwaarden die de eigenaar oplegt, zijn vanzelfsprekend een doorslaggevende factor.

    Geluidsnorm

    In de milieuvergunning of de richtlijnen van de brandweer vind je ook meer informatie over de geluidsnorm die in je zaal gehanteerd mag worden. Is de geluidsnorm te laag voor jouw evenement? Informeer je bij de gemeente. Wie weet kan je een uitzondering op de geluidsnorm aanvragen.

    Regeling met uitbater i.v.m. verkoop drank

    Het grootste deel van de inkomsten van evenementen komt meestal voort uit de drankverkoop. Daarom is het belangrijk dat je een goede regeling treft met de uitbater. 

    Verkoop drank

    Kies een zaal waar de inkomsten op drank niet overmatig worden afgeroomd door de uitbater!

    Infrastructuur en aanwezig materiaal

    Of een zaal geschikt is, hangt ook af van de infrastructuur en de aanwezige materialen.

    Hoe beter de zaal uitgerust is, hoe minder jij zelf nog dingen moet lenen, huren of kopen. Dit maakt een groot verschil voor je begroting!

    Aanwezig materiaal

    Wil je een evenement organiseren in een heel occasionele zaal, zoals een oud fabrieksgebouw of een verlaten kerk, hou dan in het achterhoofd dat dit extra inspanningen zal vergen. Zo’n zalen zijn meestal niet uitgerust voor evenementen. Je zal voor een groot deel zelf moeten zorgen voor de nodige infrastructuur.

    Hou er ook rekening mee dat je de nodige toelatingen moet zien te bemachtigen, dus informeer je bij je gemeente. Voor deze zalen zal de gemeente, i.s.m. politie en brandweer, bepalen of de locatie voldoet aan de brandveiligheidsvoorschriften, of er voldoende sanitaire voorzieningen zijn, welke geluidsnorm moet gehanteerd worden, …

    Sluitingsuur

    Het sluitingsuur kan ook een bepalende factor in de keuze van de locatie zijn. Dat wordt bij zalen met een milieuvergunning bepaald in de milieuvergunning of in de algemene voorwaarden van Vlarem II. Organiseer je je evenement in een zaal zonder milieuvergunning, vraag dan bij de uitbater om zijn nachtvergunning te bekijken. Zorg dat de afspraken hieromtrent duidelijk vermeld staan in het contract.

    Sabam en billijke vergoeding al betaald?

    Vaak hebben uitbaters van zalen een overeenkomst met Sabam en de billijke vergoeding om een jaarlijks bedrag te betalen. Des te beter als jij hiervoor niet meer moet opdraaien! Organiseer je je evenement in een occasionele zaal, dan moet je dit zeker zelf betalen. In dezalenzoeker van de billijke vergoeding kan je zien welke zalen de billijke vergoeding al betaald hebben.

    Sfeer

    Vanzelfsprekend is de sfeer van de zaal ook belangrijk, want toffe zalen trekken veel volk aan. Als de sfeer goed zit, hoef je trouwens veel minder geld uit te geven aan decoratie. 

    Een leuke locatie gevonden, maar heb je geen idee of het contract correct is? In de werkomgeving op Planidoo vind je een handig voorbeeldcontract (in de rubriek Organisatie > Locatie en materiaal > Contract afsluiten), waardoor je kan aftoetsen of jouw contract koosjer is. Door je gratis te registreren en een project aan te maken, krijg je toegang tot alle voorbeelddocumenten!

    Evenement aanmaken

    Tips